متن اطلاعیه مدیر ساختمان: ۱۵ نمونهٔ آماده برای تابلو، پیامک و گروه

اطلاعیهٔ ساختمان را چطور بنویسید که همه بخوانند و کسی جا نماند؟

متن اطلاعیه مدیر ساختمان وقتی کار می‌کند که پنج چیز را بی‌ابهام بگوید: چه اتفاقی می‌افتد، دقیقاً کی (روز هفته، تاریخ و ساعت)، چه کسانی درگیرند، ساکن باید چه کند و با چه کسی تماس بگیرد. هر اطلاعیه را سه بار بنویسید: نسخهٔ کامل برای تابلو، نسخهٔ حداکثر ۷۰ نویسه‌ای برای پیامک، و نسخهٔ کوتاه با عنوان برای نوتیفیکیشن یا گروه. پایین‌تر ۱۵ قالب آماده دارید، از قطع آب و برنامهٔ شوفاژ تا دعوت به مجمع و خوشامد ساکن جدید.

یک نکته پیش از شروع: متن یادآوری بدهی و مطالبهٔ شارژ عمداً در این صفحه نیست. آن متن‌ها پیامد حقوقی دارند و جایشان در راهنمای مراحل قانونی شارژ پرداخت‌نشده است.

هر اطلاعیه باید به کدام پنج سؤال جواب بدهد؟

اطلاعیه‌ای که یکی از این پنج جواب را ندارد، چند تماس تلفنی و یک بحث در گروه پشتش می‌آید. فرقش را در یک مثال ببینید.

نسخهٔ ضعیف، که شنبه شب روی تابلو نصب شده:

فردا آب قطع است. مدیریت

ساکنی که دوشنبه از سفر برمی‌گردد نمی‌داند «فردا» کدام روز بوده. نمی‌داند چند ساعت، چرا، و آیا باید کاری بکند. نسخهٔ کامل همان پیام:

قطع آب: یکشنبه ۱۵ آذر، ساعت ۹ تا ۱۳
به‌علت تعویض شیر اصلی ورودی، آب همهٔ واحدها چهار ساعت قطع می‌شود. لطفاً آب مصرفی این چند ساعت را از شب قبل ذخیره کنید.
سؤال: آقای رضایی، سرایدار، داخلی ۱۰
تاریخ نصب: شنبه ۱۴ آذر

پنج جزء را این‌طور چک کنید:

1. چه: یک جملهٔ خبری، بدون مقدمه. دلیل را کوتاه بگویید؛ ساکنی که دلیل را بداند کمتر معترض می‌شود.
2. کی: روز هفته + تاریخ + ساعت شروع و پایان. «فردا» و «این هفته» را روی تابلو ننویسید.
3. چه کسانی: همهٔ واحدها، یک بلوک، یا فقط طبقه‌های بالا.
4. چه کار کنند: ذخیرهٔ آب، بستن شیر، جابه‌جا کردن خودرو، یا هیچ کار.
5. تماس با چه کسی: نام و راه تماس. «مدیریت» به‌تنهایی کافی نیست.

یک سطر دیگر هم به نسخهٔ تابلو اضافه کنید: تاریخ نصب. با آن، هر کسی می‌فهمد اطلاعیه کهنه است یا نه، و شما هم می‌دانید کدام برگه را باید از تابلو بردارید.

تابلو، پیامک، نوتیفیکیشن یا گروه: کدام برای کدام پیام؟

جواب کوتاه: پیام فوری و زمان‌دار را با پیامک یا نوتیفیکیشن بفرستید، جزئیات را روی تابلو بگذارید، و گروه را فقط برای هماهنگی و پرسش نگه دارید. هیچ کانالی به‌تنهایی به همه نمی‌رسد.

حساب پیامک فارسی را جدی بگیرید

طبق توضیح ملی‌پیامک، یک پیامک فارسی ۷۰ نویسه جا دارد و فاصله‌ها هم شمرده می‌شوند. متن بلندتر چندبخشی حساب می‌شود؛ در شیوهٔ همین سامانه بخش دوم ۶۴ نویسه و بخش‌های بعدی هر کدام ۶۷ نویسه است. شمارش بخش‌ها در سامانه‌های مختلف کمی فرق دارد، اما نتیجه یکی است: پیام ۱۹۰ نویسه‌ای سه پیامک است، نه یکی.

مثال فرضی: ساختمانتان ۴۰ واحد دارد و پنل پیامکی‌تان هر بخش پیامک را ۲۰۰ تومان حساب می‌کند. اطلاعیهٔ قطع آب در یک بخش ۸٬۰۰۰ تومان خرج دارد. همان اطلاعیه با مقدمه و دعا و امضای کامل، اگر به سه بخش برسد، ۲۴٬۰۰۰ تومان می‌شود. برای ده اطلاعیه در یک زمستان، فرق این دو ۱۶۰٬۰۰۰ تومان است. پول زیادی نیست؛ مشکل بزرگ‌تر این است که پیامک سه‌بخشی را کمتر کسی تا آخر می‌خواند.

به همین دلیل هر قالب پایین یک نسخهٔ پیامکی دارد که تعداد نویسه‌اش کنارش آمده. برای نوتیفیکیشن، عنوان پررنگ قالب تابلو را عنوان اعلان کنید و جملهٔ اول را متن آن؛ نسخهٔ سوم جدا لازم ندارد. امضای «مدیریت» در انتهای پیامک وقتی کافی است که ساکنان شمارهٔ فرستنده را بشناسند؛ اگر نه، نام ساختمان را جای آن بنویسید.

در برج من اطلاعیه را یک بار می‌نویسید و در مرکز اعلان‌های برنامه برای گروه‌هایی که انتخاب می‌کنید منتشر می‌شود، مثلاً فقط ساکنان، فقط مالکان یا هر دو. این اطلاعیهٔ دستی فقط داخل برنامه دیده می‌شود و پیامک یا پوش نمی‌شود؛ اگر متن دلخواهتان را پیامکی هم می‌خواهید، نسخهٔ کوتاهش را جدا از پنل پیامکی بفرستید. پیام‌های خودکار برج من، مثل صدور شارژ و یادآوری بدهی، طبق تنظیمات هر کاربر با پوش و پیامک قالبی هم می‌روند؛ هر پیامک ۲۰۰ تومان و هر نوتیفیکیشن ۵۰ تومان است و فقط به اندازهٔ مصرف پرداخت می‌کنید.

قالب‌های قطعی و تعمیرات

این پنج قالب بیشترین استفاده را دارند. تاریخ‌ها و نام‌ها فرضی‌اند؛ جای کروشه را با اطلاعات ساختمان خودتان پر کنید.

۱. قطع برنامه‌ریزی‌شدهٔ آب

قطع آب: دوشنبه ۱۶ آذر، ساعت ۹ تا ۱۳
ساکنان گرامی، برای تعمیر پمپ آب، آب همهٔ واحدها در این ساعت‌ها قطع است. لطفاً از شب قبل آب مصرفی را ذخیره کنید و در این مدت ماشین لباس‌شویی را روشن نگذارید.
پس از وصل، با پیامک خبر می‌دهیم.
تماس: [نام]، [شماره]
تاریخ نصب: [تاریخ]

پیامک (۶۸ نویسه): «آب ساختمان دوشنبه ۱۶ آذر ساعت ۹ تا ۱۳ قطع است. آب ذخیره کنید. مدیریت»

برای قطعی برنامه‌ریزی‌شده دو بار خبر بدهید: یک بار دو سه روز قبل، و یک یادآوری کوتاه عصر روز قبل. این توصیهٔ عملی است، نه الزام قانونی.

۲. قطع اضطراری آب و خبر وصل

در قطعی اضطراری سرعت مهم‌تر از کامل بودن است. اول پیامک را بفرستید، بعد برگه را نصب کنید.

قطع اضطراری آب
لولهٔ اصلی در [محل] ترکیده و آب ساختمان از ساعت [ساعت] قطع شده است. لوله‌کش در راه است. برآورد اولیه برای وصل: [ساعت]. اگر در واحد شما آب از سقف یا دیوار نشت می‌کند، فوراً با [شماره] تماس بگیرید.

پیامک (۶۳ نویسه): «لولهٔ اصلی ترکیده و آب قطع است. وصل که شد پیامک می‌دهیم. مدیریت»

پیام وصل را فراموش نکنید (۶۸ نویسه): «آب ساختمان وصل شد. اول چند دقیقه شیر را باز کنید تا هوا برود. مدیریت»

۳. قطع گاز یا تعمیر موتورخانه

قطع گاز یک سطر ایمنی بیشتر از قطع آب لازم دارد: شیر وسایل گازسوز پیش از وصل دوباره بسته باشد.

قطع گاز: پنجشنبه ۵ آذر، ساعت ۱۰ تا ۱۴
برای [تعمیر رگولاتور / سرویس دیگ موتورخانه] گاز ساختمان قطع است. پیش از ساعت ۱۰ شیر اجاق، بخاری و آبگرمکن واحدتان را ببندید. بعد از اعلام وصل، وسایل را یکی‌یکی روشن کنید.
در این مدت شوفاژ و آب گرم هم نداریم.
بوی گاز حس کردید؟ با امداد گاز ۱۹۴ و بعد با [شماره] تماس بگیرید.

پیامک (۶۸ نویسه): «گاز پنجشنبه ۵ آذر ساعت ۱۰ تا ۱۴ قطع است. شیر وسایل را ببندید. مدیریت»

۱۹۴ شمارهٔ امداد شرکت ملی گاز ایران است؛ اطلاعیهٔ رسمی این شرکت در دی ۱۴۰۱ مشترکان را به «سامانه ۱۹۴ نیروهای امداد شرکت ملی گاز ایران» ارجاع داده است (شانا). رفع نشتی کنتور و رگولاتور هم کار همین مرکز است؛ برای نمونه گزارش صداوسیما از کار مرکز امداد و حوادث ۱۹۴ شرکت گاز مازندران.

۴. سرویس یا تعمیر آسانسور

آسانسور خاموش است: چهارشنبه ۲۵ آذر، ساعت ۸ تا ۱۲
شرکت [نام] سرویس دوره‌ای آسانسور را انجام می‌دهد. اگر در این ساعت‌ها جابه‌جایی وسیلهٔ سنگین، مراجعهٔ پزشک یا مهمان سالمند دارید، لطفاً برنامه را جابه‌جا کنید یا با [نام] هماهنگ کنید.

پیامک (۶۵ نویسه): «آسانسور چهارشنبه ۲۵ آذر ساعت ۸ تا ۱۲ برای سرویس خاموش است. مدیریت»

واحدهایی که ساکن کم‌توان یا سالمند دارند را جدا تلفن کنید. پیامک برای آن‌ها کافی نیست.

۵. ورود پیمانکار و کار پرسروصدا

اطلاعیهٔ تعمیرات چندروزه باید ساعت کار روزانه را بگوید، نه فقط تاریخ شروع.

رنگ‌آمیزی راه‌پله: از یکشنبه ۱۵ آذر، حدود ۴ روز
کار هر روز از ساعت ۸ تا ۱۷ است و پنجشنبه و جمعه کار نمی‌شود. در این روزها:
- کفش و وسیله را در راه‌پله نگذارید.
- تا خشک شدن رنگ، به نردهٔ تازه‌رنگ‌شده دست نزنید.
- اگر بوی رنگ برای کودک یا بیمار تنفسی واحدتان مشکل است، به [نام] بگویید تا کار طبقهٔ شما را روزی بگذاریم که در خانه نیستید.

پیامک (۶۶ نویسه): «از یکشنبه ۱۵ آذر تا ۴ روز، ۸ تا ۱۷ رنگ‌آمیزی راه‌پله داریم. مدیریت»

قالب‌های زمستانی

این چهار قالب به کار فنی آماده‌سازی ساختمان وصل‌اند. فهرست کامل کارهای موتورخانه، دودکش و بام را در چک‌لیست آماده‌سازی ساختمان برای زمستان ببینید؛ اینجا فقط متن اطلاع‌رسانی‌اش را داریم.

۶. برنامهٔ روشن بودن شوفاژ

اگر موتورخانهٔ مرکزی دارید، ساعت‌های کار دیگ را اعلام کنید تا کسی سرد شدن رادیاتور را خرابی حساب نکند.

برنامهٔ موتورخانه از [تاریخ]
شوفاژ هر روز ساعت ۶ تا ۱۰ و ۱۶ تا ۲۴ روشن است. این برنامه در جلسهٔ هیئت مدیره برای کم کردن هزینهٔ گاز تصویب شد و در سرمای شدید تغییر می‌کند.
شیر رادیاتورها را کامل نبندید؛ رادیاتور بسته در سرما ممکن است یخ بزند.
اگر رادیاتور واحدتان در ساعت کار گرم نمی‌شود، به [نام] خبر بدهید تا هواگیری شود.

پیامک (۶۸ نویسه): «شوفاژ از امروز ۶ تا ۱۰ و ۱۶ تا ۲۴ روشن است. جزئیات روی تابلو. مدیریت»

اگر می‌خواهید دمای پیشنهادی را هم بنویسید، عدد رسمی را بیاورید. مدیرعامل شرکت ملی گاز ایران در بهمن ۱۴۰۴ از مردم خواست دمای رفاه خانه را بین ۱۸ تا ۲۱ درجهٔ سانتی‌گراد نگه دارند و دمای موتورخانه‌ها و شوفاژها را روی ۵۰ تا ۶۰ درجه تنظیم کنند (شانا). عدد دوم به کار خود شما در موتورخانه می‌آید. در مهر ۱۴۰۵ هم همین بازه با نام پویش «۱۸ تا ۲۱» تکرار شد و ۲۰ درجه دمای مطلوب معرفی شد (شانا).

۷. هشدار یخبندان و سرمای شدید

این اطلاعیه را وقتی بفرستید که پیش‌بینی هوای شهرتان دمای زیر صفر شبانه را نشان می‌دهد.

امشب یخبندان است
لطفاً پنجرهٔ انباری، پارکینگ و راه‌پلهٔ طبقهٔ خودتان را ببندید. اگر چند روز خانه نیستید، شوفاژ واحد را خاموش نکنید و شیر رادیاتورها را باز بگذارید. شیر آب حیاط و کولر آبی بسته و تخلیه شده است؛ لطفاً بازش نکنید.

پیامک (۵۹ نویسه): «امشب یخبندان است. پنجرهٔ انباری و پارکینگ را ببندید. مدیریت»

۸. برف‌روبی و ممنوعیت رفتن روی بام

بعد از برف سنگین، بیشترین خطر را ساکنی دارد که خودش برای پاک کردن برف یا دیدن آنتن روی بام می‌رود.

برف بام
برف پشت‌بام را فقط [سرایدار / پیمانکار] با تجهیزات ایمنی پاک می‌کند. لطفاً خودتان به بام نروید. درِ بام تا آب شدن برف قفل است و کلیدش نزد [نام] است.
اگر از سقف واحد طبقهٔ آخر آب چکه می‌کند، همان روز خبر بدهید.

پیامک (۶۸ نویسه): «برف بام را فقط سرایدار با طناب ایمنی پاک می‌کند. لطفاً به بام نروید.»

۹. بازدید دودکش و وسایل گرمایشی واحدها

بازدید دودکش و بخاری: پنجشنبه ۱۹ آذر، ساعت ۹ تا ۱۲
کارشناس [نام شرکت] برای بازدید دودکش، بخاری و آبگرمکن به همهٔ واحدها سر می‌زند. لطفاً در این ساعت یک نفر در خانه باشد یا کلید را به [نام] بسپارید. واحدی که بازدید نشود، روز دیگری هماهنگ می‌شود.

پیامک (۶۸ نویسه): «بازدید دودکش و بخاری‌ها پنجشنبه ۱۹ آذر ۹ تا ۱۲. لطفاً در خانه باشید.»

قالب‌های مجمع، مصوبه و شارژ

این چهار اطلاعیه با تصمیم جمعی سروکار دارند، پس دقت متنشان از قالب‌های قبلی مهم‌تر است. قانون نشانی رسمی مالک برای دعوت‌نامه‌ها و اعلام تصمیم‌ها را همان واحد او در ساختمان می‌داند، مگر اینکه مالک نشانی دیگری در همان شهر داده باشد (تبصرهٔ مادهٔ ۶ قانون تملک آپارتمان‌ها). مالکی که واحدش را اجاره داده و جای دیگری زندگی می‌کند، تابلوی لابی را نمی‌بیند. برای همین پیامک یا اعلان برنامه را هم برای او بفرستید. اگر می‌خواهد دعوت‌نامه‌ها به جای دیگری برسد، از او بخواهید نشانی‌اش در همان شهر را کتبی اعلام کند تا همان نشانی ملاک باشد.

۱۰. دعوت به مجمع عمومی

دعوت به مجمع عمومی سالانه
زمان: جمعه ۹ بهمن، ساعت ۱۸ · محل: لابی ساختمان
دستور جلسه:
۱. گزارش مالی سال و تصویب آن
۲. تعیین شارژ سال آینده
۳. انتخاب مدیر یا هیئت مدیره
۴. [موضوع دیگر]
اگر نمی‌توانید بیایید، نماینده بفرستید. نماینده باید پیش از شروع جلسه وکالت‌نامهٔ معتبرش را به مدیر ارائه کند.
رسمیت جلسه به حضور مالکان بیش از نصف مساحت واحدها بستگی دارد؛ لطفاً حضور داشته باشید تا جلسه به تعویق نیفتد.

پیامک (۶۸ نویسه): «مجمع عمومی جمعه ۹ بهمن ساعت ۱۸ در لابی. دستور جلسه روی تابلو. مدیریت»

پشتوانهٔ دو جملهٔ آخر قالب، آیین‌نامهٔ اجرایی است. مادهٔ ۸ آیین‌نامه رسمیت مجمع را به حضور مالکان بیش از نصف مساحت قسمت‌های اختصاصی (خودشان یا نماینده‌شان) گره زده است. اگر این حد نصاب نرسد، جلسه پانزده روز بعد تجدید می‌شود؛ اگر بار دوم هم نرسد، جلسه باز پانزده روز بعد تجدید می‌شود و تصمیم‌های این جلسهٔ سوم با اکثریت حاضران معتبر است. پس تاریخ دعوت را طوری بگذارید که دو تجدید احتمالی به تعطیلات نخورد. مادهٔ ۹ همان آیین‌نامه از نماینده می‌خواهد وکالت‌نامه را قبل از تشکیل جلسه به مدیر ارائه کند. برای نوشتن صورتجلسه بعد از همین جلسه، قالب صورتجلسهٔ مجمع عمومی ساختمان را ببینید.

۱۱. ابلاغ مصوبه یا قاعدهٔ تازه

مصوبه را برای همه بفرستید، نه فقط حاضران. تبصرهٔ مادهٔ ۱۲ آیین‌نامه مدیر را موظف می‌کند تصمیم‌های مجمع را ظرف ده روز به شرکای غایب اطلاع دهد.

مصوبهٔ مجمع عمومی ۹ بهمن
در مجمع عمومی ۹ بهمن تصویب شد که از شنبه ۱ اسفند درِ پشت‌بام قفل باشد. کلید نزد [سرایدار] است و هر کس برای سرویس آنتن یا کولر به بام برود، اول با او هماهنگ می‌کند.
متن کامل صورتجلسه نزد مدیر است و هر مالک می‌تواند آن را ببیند.

پیامک (۶۷ نویسه): «مصوبهٔ مجمع: درِ بام از ۱ اسفند قفل است. متن کامل روی تابلو. مدیریت»

۱۲. اعلام تغییر مبلغ شارژ

این اطلاعیه یادآوری بدهی نیست؛ خبر یک تصمیم است. ساکن باید ببیند عدد جدید از کجا آمده.

شارژ ماهانه از ۱ دی تغییر می‌کند
طبق مصوبهٔ مجمع [تاریخ]، شارژ از ماه دی به این شکل حساب می‌شود: [روش، مثلاً بخشی بر اساس متراژ و بخشی مساوی].
دلیل تغییر: افزایش قرارداد سرویس آسانسور و [هزینهٔ دیگر].
مثال: واحد ۸۵ متری از ۱٬۸۰۰٬۰۰۰ تومان به ۲٬۱۵۰٬۰۰۰ تومان می‌رسد.
جدول سهم همهٔ واحدها کنار همین برگه نصب شده است.

پیامک (۶۸ نویسه): «شارژ از ۱ دی طبق مصوبهٔ مجمع تغییر کرد. ریز محاسبه روی تابلو. مدیریت»

اعداد قالب فرضی‌اند. یک واحد نمونه با عدد قبل و بعد، از یک پاراگراف توضیح روش بیشتر جلوی سؤال را می‌گیرد.

۱۳. انتشار گزارش مالی ماهانه

گزارش دخل‌وخرج آذر
موجودی ابتدای ماه، دریافتی‌ها، هزینه‌ها با ریز هر قلم، و موجودی پایان ماه در جدول پیوست آمده است. فاکتورها نزد [نام] است و هر ساکن می‌تواند آن‌ها را ببیند. سؤال یا اعتراض را تا [تاریخ] بنویسید یا تلفن کنید.

پیامک (۶۷ نویسه): «گزارش دخل‌وخرج آذر روی تابلوست. سؤالی دارید، با مدیریت تماس بگیرید.»

اینکه خود گزارش چه ستون‌هایی داشته باشد و صندوق ذخیره را چطور نشان دهید، در راهنمای گزارش مالی شفاف ساختمان آمده است.

قالب‌های روزمره

۱۴. خوشامد به ساکن جدید

خوشامد بهترین زمان برای گفتن قاعده‌هاست، چون ساکن جدید هنوز عادتی ندارد.

همسایهٔ جدید واحد [شماره]، خوش آمدید
برای راحتی شما:
- مدیر ساختمان: [نام]، [شماره]، پاسخ‌گویی [ساعت‌ها]
- شارژ ماهانهٔ این واحد: [مبلغ] تومان، تا [روز] هر ماه
- جمع‌آوری زباله: [ساعت و محل]
- جای پارک و انباری این واحد: [شماره‌ها]
- برای اسباب‌کشی، استفاده از آسانسور را از قبل با [نام] هماهنگ کنید.
قوانین داخلی ساختمان کنار همین برگه است.

پیامک (۶۷ نویسه): «خوش آمدید! قوانین ساختمان و شمارهٔ مدیر روی تابلوی لابی است. مدیریت»

اگر مستأجر وارد شده، همین متن را برای مالک هم بفرستید تا بداند واحدش ساکن جدید دارد.

۱۵. تذکر عمومی (نمونهٔ پارکینگ)

تذکر عمومی را بدون نام بردن از واحد بنویسید. اگر مشکل فقط از یک واحد است، تذکر عمومی را روی تابلو نزنید و حضوری با همان واحد حرف بزنید.

دربارهٔ پارکینگ
چند بار خودرو در جای پارک واحد دیگر یا جلوی درِ خروج پارک شده است. لطفاً فقط در جای پارک واحد خودتان پارک کنید. خودروی مهمان را با [نام] هماهنگ کنید تا جای خالی را نشانتان بدهد.

پیامک (۶۴ نویسه): «لطفاً خودرو را فقط در جای پارک واحد خودتان بگذارید. سپاس، مدیریت»

همین ساختار برای زباله و سروصدا هم کار می‌کند: مشکل را بی‌نام بگویید، درخواست را مشخص کنید و راه هماهنگی بدهید. مثلاً «کیسهٔ زباله را فقط ساعت ۲۱ تا ۲۲ دمِ در بگذارید» از «لطفاً نظافت را رعایت کنید» خیلی بیشتر اثر دارد.

اطلاعیهٔ روی تابلو اظهارنامه نیست

برگهٔ روی تابلو، پیامک یا پیام گروه برای مطالبهٔ قانونی شارژ کافی نیست. مادهٔ ۱۰ مکرر قانون تملک آپارتمان‌ها می‌گوید اگر مالک یا استفاده‌کننده از پرداخت سهمش امتناع کند، مدیر آن را «وسیله اظهارنامه با ذکر مبلغ بدهی و صورت ریز آن» مطالبه می‌کند. مهلت ده‌روزه‌ای که بعد از آن مدیر می‌تواند خدمات مشترک را قطع کند، و اگر باز هم تسویه نشد از ادارهٔ ثبت اجراییه بخواهد، از تاریخ ابلاغ همین اظهارنامه شمرده می‌شود، نه از روزی که اطلاعیه را روی تابلو زده‌اید.

پس اطلاعیه را برای خبر دادن و هماهنگی به کار ببرید. برای مطالبهٔ بدهی، متن‌های یادآوری مؤدبانه و مراحل اظهارنامه را در راهنمای شارژ پرداخت‌نشده که بالاتر لینکش آمد ببینید. اسم بدهکاران را هم روی تابلو ننویسید؛ دعوا را زیاد می‌کند و جای مسیر قانونی را نمی‌گیرد. این بخش اطلاعات عمومی است و برای اختلاف مشخص باید با وکیل مشورت کنید.

اشتباه‌های رایج در اطلاعیه‌نویسی

بیشتر تماس‌های اضافه بعد از اطلاعیه، از این شش اشتباه می‌آید:

• «فردا» روی تابلو. برگه دو روز می‌ماند و «فردا» دو معنی پیدا می‌کند. روز هفته و تاریخ را بنویسید.
• فقط یک کانال. اطلاعیهٔ قطع گاز که فقط در گروه رفته، به ساکن سالمندی که عضو گروه نیست نمی‌رسد. پیام زمان‌دار را دست‌کم در دو کانال بفرستید.
• پیامک سه‌بخشی. متن تابلو را عیناً پیامک نکنید. نسخهٔ کوتاه بنویسید و جزئیات را به تابلو یا برنامه بسپارید.
• نفرستادن خبر وصل. ساکنی که خبر وصل آب را نگرفته، شیرها را باز نمی‌کند یا بی‌جهت به شما زنگ می‌زند. یک پیامک کوتاه کافی است.
• تذکر عمومی برای مشکل یک نفر. همه احساس متهم بودن می‌کنند و مقصر اصلی هم خودش را مخاطب نمی‌داند.
• برگه‌های کهنه روی تابلو. وقتی سه اطلاعیهٔ تمام‌شده کنار اطلاعیهٔ تازه باشد، کسی تابلو را نمی‌خواند. هر هفته برگه‌های تاریخ‌گذشته را بردارید.

پیش از ارسال، این پنج سؤال را بپرسید

به‌جای جمع‌بندی، این چک‌لیست را کنار تابلو یا در یادداشت گوشی‌تان نگه دارید:

1. آیا روز هفته، تاریخ و ساعت شروع و پایان در متن هست؟
2. آیا ساکن می‌داند دقیقاً چه کاری باید بکند یا نکند؟
3. آیا نسخهٔ پیامکی زیر ۷۰ نویسه است؟
4. آیا مالک غیرساکن و ساکنی که عضو گروه نیست هم پیام را می‌گیرد؟
5. اگر پیام زمان‌دار است، پیام پایانش (وصل شد، کار تمام شد) را آماده کرده‌اید؟

اگر هر پنج جواب «بله» است، بفرستید.